Ratgeber Prozesse automatisieren für Unternehmen

Im Zuge der Systematisierung und Digitalisierung kann eine Teil- oder Vollautomatisierung von Firmenprozessen sinnvoll sein und einen klaren Wettbewerbsvorteil in einem globalen Markt bieten.

1. Warum Prozesse automatisieren?

In vielen Unternehmen gibt es Prozesse, welche sich sicher automatisieren lassen. Dies wird meist über Worflows erledigt. Die wichtigsten Gründe für die Prozessautomatisierung sind:

• Ressourcenersparnis und Produktivitätssteigerung: Automatische Prozesse können Aufgaben meist schneller als Menschen erledigen, meisten können Aufgaben parallel abgearbeitet werden. Mitarbeiter haben dadurch Zeit sich anderen Themen zu widmen.
• Genauigkeit: Vollständig automatisierte Prozesse sind immun gegen menschliche Fehler und können daher schneller genauere Resultate liefern.
• Kostenersparnis: Viele automatisierte Geschäftsprozesse sind bei einem standardisierten Vorgehen kostengünstiger als menschliche Arbeitskräfte. Weiter gibt es für sie keine Urlaubs- oder Krankheitszeit, teilweise lediglich Wartungsintervalle.
• Gesteigerte Kundenzufriedenheit: Durch vollständig automatisierte Prozesse können Interessenten und Kunden schneller Antworten auf offene Fragen erhalten und dadurch tendenziell zufriedener sind.

Durch eine schrittweise Automatisierung von Unternehmensprozesse lassen sich viele aufgaben effizienter und effektiver erledigen.

2. Welche Arten der Automatisierung gibt es?

Bei der Automatisierung werden verschiedene Arten unterschieden:

• Maschinenautomatisierung: Automatisierung von industriellen Maschinen und ganzen Anlagen, um die Qualität und Produktivität zu erhöhen.
• Geschäftsprozessautomatisierung: Wichtige Geschäftsprozesse automatisieren, wie zum Beispiel automatisiertes Reporting.
• Marketingautomatisierung: Unternehmenswichtige Marketingkanäle werden automatisch in Richtung der Interessenten und Kunden verwaltet und optimiert, zum Beispiel das E-Mail Marketing und das Verwalten von Social Media Kampagnen.
• Serviceautomatisierung: Relevante Supportprozesse werden automatisiert, beispielsweise durch den Einsatz von Chatbots.

Je nach Branche können noch andere Bereiche, Methoden oder Workflows unterschieden werden.

3. Wie kann man Prozesse automatisieren?

Je nach zu automatisierendem Prozess gibt es verschiedene Möglichkeiten einen Prozess zu automatisieren:

• Software: Durch die Verwendung von spezifischer Software können Prozesse in bestimmten Disziplinen unterstützt oder sogar vollständig übernommen werden. Ein Beispiel dafür sind Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsmanagement) Systeme, welche sämtliche Kundeninteraktionen mit dem Unternehmen für die Profilbildung nutzen und dadurch das Marketing automatisieren.
• Workflow-Management-Systeme: Über ein Workflow Management System lassen sich Geschäftsprozesse definieren, automatisieren und verfolgen, um die einwandfreie Ausführung zu gewährleisten.
• Robotic Process Automation („RPA“): Es werden repetitive, also sich häufig wiederholende Aufgaben per Software automatisiert, indem menschliche Interaktionen mit einem Computer symoliert werden. Diese Interaktionen können Mausklicks oder Tastatureingaben sein.
• Mitarbeiter: In vielen Fällen können Prozesse mit Mitarbeitern automatisiert werden, indem die Menschen dafür eingesetzt werden, von automatischen System ausgelöste Aufgaben abzuarbeiten.

Den Möglichkeiten der Automatisierung gehen folgende Grundkomponenten voraus:

• Triggerereignis: Wann wird das Ereignis ausgelöst? Kommt das Triggerereignis von einem bestimmten System oder wird von einem Nutzer gesteuert? Ist der Trigger zeitgesteuert?
• Verarbeitung: Welche einzelnen Schritte werden gemacht? Aus welchen Systemen werden welche Informationen benötigt? Müssen die Informationen gefiltert werden? Müssen Prüfungen oder Formatänderungen gemacht werden?
• Ergebnis: Wann wird die Prozessautomatisierung beendet? Wann ist die Automatisierung erfolgreich?

Je nach Prozess und Komplexität der Systemlandschaft können einige Fragen schnell beantwortet und dadurch eine schnelle Automatisierung stattfinden.

4. Welche Prozesse automatisieren?

Durch ein zentrales Prozessmanagement in einem Unternehmen kann der Erfolg der einzelnen Prozesse zentral überwacht werden und bei Automatisierung sogar direkt für die Berichterstellung verwendet werden. Im Folgenden werden einige Beispiele für automatisierte Prozesse aufgeführt.

4.1 IT Prozesse automatisieren

Ein Bereich, der in Bezug auf Technik meist weit entwickelt ist stellt die Informationstechnologie dar. Durch den Umgang mit Computern und Netzwerken bei der täglichen Arbeit ist dies auch nicht verwunderlich. IT-Serviceanfragen können durch ein sauber strukturiertes Helpdesk automatisiert werden. Beispielsweise können Zugriffsanfragen durch Nutzereingabe der relevanten Informationen vorstrukturiert werden und bei Standardthemen automatisiert freigegeben und ausgeliefert werden.

Durch den Aufbau einer Unternehmensinternen Wissensdatenbank können viele Nutzer Antworten auf ihre Fragen direkt finden. Diese kann Ausbauthemen der Wissensdatenbank durch die automatisierte Klassifikation von Tickets, also digitalen Kundenanfragen, direkt auswerten. Auch die Hardwarebestellung für neue Mitarbeiter kann durch die automatisierte Meldung der Personalabteilung (engl. „Human Resource“, „HR“) vollständig automatisiert werden.

4.2 HR-Prozesse automatisieren

Die Personalabteilung hat mit den neuen digital aufwachsenden Generationen einige Herausforderungen zu meistern. Die Interessenten oder Bewerber der Generation Z wachsen bereits mit Cloud-Diensten und mobilen Endgeräten auf. Während früher noch Bewerbungen per Post verschickt wurden, finden viele Kontaktaufnahmen per E-Mail oder Social Media statt. Gerade hier lassen sich einige Prozesse automatisieren. Vor allem im Bereich Mitarbeitergewinnung kann durch Social Media unterstützt werden und durch ein systematisches und automatisches Vorgehen aus einer Interessenten Anfrage ein qualifizierter Bewerber entstehen. Danach lassen sich wichtige Prozesse, wie das Onboarding oder die Weiterentwicklung des Mitarbeiters über digitale Lernangebote automatisieren und der Erfolg automatisch auswerten.

4.3 Prozessautomatisierung in der Logistik

Der Bereich Logistik ist in einer sich zunehmend globalisierenden Welt immer weiter im Wandel und wird durch immer weiter verästelte Lieferketten komplexer. Durch Automatisierung im Bestellwesen, der Lieferungsnachverfolgung, der Warenannahme, Warenprüfung, der Einlagerung und dem Versand entstehen Wettbewerbsvorteile, wie Effizienz, Effektivität und Kostenersparnis.

Über Onlineplattformen, bei denen der Fertigungs- und Lieferstatus eines Produkts aus Nutzersicht abgefragt weden kann erhält der Kunde eine Transparenz über die Leistung des Unternehmens.

5. Vorteile der Prozessautomatisierung

Im Zuge der Digitalisierung wird immer mehr über die Vollautomatisierung von Prozessen gesprochen.

• Steigerung der Kundenzufriedenheit: Durch die Verwendung von digitalen Lösungen können Unternehmen schnellere und personalisierte Dienstleistungen anbieten, was zu einer höheren Zufriedenheit der Kunden führt. Zudem ermöglichen digitale Prozesse es Unternehmen, ihre Kunden besser zu verstehen und auf deren Bedürfnisse einzugehen, was wiederum zu einer höheren Loyalität führt.
• Kostenreduktion: Durch den Einsatz von digitalen Lösungen können Unternehmen viele manuelle Prozesse automatisieren, was zu einer Reduzierung von Personal- und Materialkosten führt.
• Reduktion von Fehlerquoten: Mit digitalen Lösungen werden Fehler durch manuelle Eingaben deutlich reduziert und durch Plausibilitätstests teils unmöglich gemacht.
• Erhöhung der Sicherheit: Mit digitalen Lösungen können Eingaben schnell verifiziert werden und Änderung der Daten und Informationen transparent dokumentiert werden. Durch Sicherheitsmechanismen, wie Mehrfaktorauthentifizierung und Abgleiche anderer Datenquellen können zusätzlich Eingaben abgesichert werden.
• Skalierbarkeit: Durch automatisierte Prozesse lassen sich auch größere Volumina verarbeiten, ohne zusätzliche menschliche Arbeitskräfte zu benötigen.

Je nach Branche sind einige Punkte wichtiger als andere. Gerade in produzierenden Gewerken ist eine maximale Skalierbarkeit durch die Produktionskapazitäten beschränkt. Findet dort eine weitere Automatisierung der Produktion statt, kann die Leistungsfähigkeit auch dort weiter erhöht werden.

6. Prozesse automatisieren: Software und Tools

Im Bereich der Software gibt es einige „Software Robots“ mit denen sich Prozesse automatisieren lassen.

6.1 Microsoft Power Automate

Bei Microsoft Power Automate, ehemals Microsoft Flow, handelt es sich um einen cloudbasierten Dienst, mit dem es einfach ist Workflows zu erstellen und dadurch Geschäftsaufgaben und -prozesse über Anwendungen und Dienste hinweg zu automatisieren. Gerade die Microsoftdienste lassen sich darüber automatisieren, über bezahlte Erweiterungen lassen sich weitere Lösungen automatisieren. Gerade für Unternehmen, die auf Microsoft setzen, sollten sich diese Lösung anschauen.

6.2 Zapier

Der Webdienst Zapier bietet die Möglichkeit den Austausch mit verschiedenen Web-Applikationen zu gewährleisten. Hierbei lassen sich neben den Microsoft Online Produkte (z.B. Microsoft Outlook oder Microsoft Excel), Google Produkte (z.B. Tabellen, Google Ads) oder auch viele Marketinglösungen andocken (z.B. Facebook Ads). Die Anzahl der anzubindenen Lösungen und Aktionen steigt stetig an. Gerade durch die einfache Bedienung lassen sich dadurch bereits kleinere Prozesse automatisieren und dadurch skalieren.

7. Digitale Unternehmensberatung für Digitalisierung von Prozessen

Für Unternehmen existieren neben Standardlösungen für einzelne Unternehmensbereiche auch Gesamtsysteme, welche alle Unternehmensprozesse abbilden. Je nach Unternehmensgröße und Vielfältigkeit der Anwendungsbereiche können damit bereits einige Bereiche automatisiert werden.

Weiter existieren digitale Unternehmensberatungen für die Automatisierung von Prozessen. Ziel dieser Agenturen ist es dabei, schnell nachhaltige Resultate zu schaffen und durch praktisches Spezialwissen einen Weg für bestimmte Teilbereiche für die Automatisierung in Unternehmen zu finden und zeitnah umzusetzen.

Diese Beratungen verfolgen einen holistischen Lösungsansatz, indem die aktuellen Prozesse, zum Beispiel die Kundengewinnung oder Mitarbeitergewinnung, analysiert und meist in Workshops oder in virtuellem Austausch Optimierungen erarbeitet werden. Neben einer Expertenberatung werden die einzelnen Prozessschritte immer weiter automatisiert und perfektioniert. Dadurch lernt das Unternehmen durch Expertenberatung zunehmend den Bereich Automatisierung kennen.