Prozesse digitalisieren für Unternehmen

Durch das Digitalisieren von Firmenprozessen kann ein wichtiger Wettbewerbsvorteil in der globalisierten Welt geschaffen werden. Durch die Prozessdigitalisierung werden relevante Geschäftsprozesse optimiert und die optimierte und effiziente Abarbeitung gewährleistet.

1. Digitalisierung Prozesse Definition

Bei der Digitalisierung von Prozessen werden durch den Einsatz von digitalen Technologien und Lösungen Geschäftsprozesse optimiert und effizienter gestaltet. Dabei werden mit der Digitalisierung viele manuelle Prozesse automatisiert, was zu einer Zeitersparnis und einer Reduzierung von Fehlerquoten führt und dadurch in einem Unternehmen wertvolle Ressourcen spart.

Es kann damit dazu beigetragen werden Kosten zu reduzieren und die Sicherheit von Daten und Informationen zu erhöhen. Weiter wird durch die Prozessdigitalisierung das Angebot von Unternehmen an schnelleren und personalisierten Dienstleistungen gesteigert, wodurch Kunden besser verstanden werden und auf deren Bedürfnisse eingegangen werden kann.

Die Digitalisierung von Prozessen hat in den letzten Jahren in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) stark zugenommen. Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Lösungen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, effektiver und effizienter zu gestalten. Dadurch erhalten nicht nur Mitarbeiter sondern auch Kunden immer mehr Vorteile, die vor allem jedoch Zeit- und Ressourcenersparnis, vor allem in Form von ersparter Arbeitszeit und Korrekturschleifen durch Reduktion von menschlichen Fehleingaben.

Die maßgeblichen Vorteile der Digitalisierung von Prozessen sind:

• Steigerung der Kundenzufriedenheit: Durch die Verwendung von digitalen Lösungen können Unternehmen schnellere und personalisierte Dienstleistungen anbieten, was zu einer höheren Zufriedenheit der Kunden führt. Zudem ermöglichen digitale Prozesse es Unternehmen, ihre Kunden besser zu verstehen und auf deren Bedürfnisse einzugehen, was wiederum zu einer höheren Loyalität führt.
• Kostenreduktion: Durch den Einsatz von digitalen Lösungen können Unternehmen viele manuelle Prozesse automatisieren, was zu einer Reduzierung von Personal- und Materialkosten führt.
• Reduktion von Fehlerquoten: Mit digitalen Lösungen werden Fehler durch manuelle Eingaben deutlich reduziert und durch Plausibilitätstests teils unmöglich gemacht.
• Erhöhung der Sicherheit: Mit digitalen Lösungen können Eingaben schnell verifiziert werden und Änderung der Daten und Informationen transparent dokumentiert werden. Durch Sicherheitsmechanismen, wie Mehrfaktorauthentifizierung und Abgleiche anderer Datenquellen können zusätzlich Eingaben abgesichert werden.

Die Herausforderung bei der Digitalisierung von Prozessen sind:

• Mitarbeiter schulen: Wichtig ist es Mitarbeiter für die tägliche Arbeit mit neuen digitalen Prozessen weiterzubilden. Gerade die Angst vor Technik muss dabei abgebaut werden. Bedeutend ist dabei auch die Einstellung und der Umgang der Angestellten mit dem Thema Veränderung.
• Absicherung der Systeme: Bei Diensten in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum ist darauf zu achten, dass die Sicherheit der Informationen und Daten gewährleistet wird. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die digitalen Systeme vor Cyberangriffen ausreichend geschützt sind und die sensiblen Daten nicht für Dritte erreichbar sind.
• Komplexität durch Altsysteme: Bei der Prozessdigitalisierung muss durch eine saubere Analyse festgestellt werden, welche Daten in welcher Qualität vorhanden sind und für die Abarbeitung benötigt werden. Durch Lückenhafte Weiterentwicklungen oder „Übergangslösungen“ von Altsystemen kann es hierbei zu einer erhöhten Komplexität bei Änderungen kommen, da Altlasten aufgeräumt oder beseitigt werden müssen, ohne den laufenden Geschäftsbetrieb zu blockieren.

2. Warum Prozesse digitalisieren?

In einer sich zunehmend globalisierenden Welt ist es notwendig als Unternehmen auch über das Internet aktiv zu sein. Gerade die Corona-Zeit hat gezeigt, dass es möglich ist über bestimmte Cloud-Dienste digital zu arbeiten. Wichtig bei der Cloud-Arbeit ist die Möglichkeit für Mitarbeiter auf einen passenden digitalen Arbeitsplatz zuzugreifen.

Aus Mitarbeitersicht bietet dies den Vorteil Zeit- und Ortsungebunden zu arbeiten. Dadurch können Kosteneinsparungen in Form von wegfallenden Reisekosten mitgenommen werden. Auch können sich Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit schnell über mehrere Standorte und verteilte Teams austauschen und abstimmen.

Gerade die neue Generation Z ist es bereits gewohnt einen Großteil des Internetkonsums über mobile Endgeräte zu erledigen. Hierbei werden meist Cloud-Dienste verwendet, welche sich über mehrere Endgeräte oder Kanäle (zum Beispiel App, Webseite) synchronisieren.

Aus Unternehmenssicht kann neben den Kosteneinsparungen auch deutliche Reduktion von Fehlern ein entscheidender Grund für die zunehmende Digitalisierung von Prozessen sein. Weiter kann der „Draht zum Kunden“ dadurch verbessert werden, indem der Kunde über verschiedene Kanäle, z.B. Social Media, Kontaktformular oder Terminbuchungswerkzeuge, wichtige Anfragen an Unternehmen stellen kann.

Im Unternehmenskundenbereich (engl. Business-to-Business) wird mit standardisierten Schnittstellen gearbeitet, um innerhalb von Branchen wichtigte Informationen auszutauschen. Beispiele sind hier im Logistik- oder Finanzbereich.

3. Prozesse digitalisieren Vorgehen

Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen gibt es wichtige Schritte zu beachten, um das Vorgehen zu strukturieren und erfolgreich umzusetzen. Im ersten Schritt ist es notwendig, die Unternehmensprozesse zu identifizieren, welche digitalisiert werden sollen. Bei einer initialen Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesslandschaft werden die Prozesse in Bezug auf verschiedene Bewertungskriterien analysiert, diese können sein:

• Einfachheit: Durch eine schnelle und effektive Umsetzung von Änderungen durch eine Prozessdigitalisierung kann Momentum für weitere Veränderungen bei Mitarbeitern aufgebaut werden.
• Strategischer Nutzen: Durch die digitale Unterstützung wichtiger Kernprozesse kann die Wertschöpfungskette stabilisiert und für den Wettbewerb weiter optimiert werden.
• Potential: Durch die saubere und nachvollziehbare Evaluierung von Kosten- und Ressourceneinsparpotentialen können durch einmaligen Änderungsaufwand wichtige Ressourcen für andere Aufgaben freigesetzt werden.
• Fehlerpotential: Durch geschickte Datenverknüpfungen und Plausibilitätsprüfungen können Fehler auf ein Minimum reduziert werden.

Nach der erfolgreichen Auswahl der Prozesse für die Digitalisierung sollten Ziele sowie Anforderungen festgelegt werden, welche die Vorteile, wie beispielsweise Zeitersparnis, Kostenreduktion und Verbesserung der Kundenzufriedenheit, berücksichtigen.

Nun geht es an die Umsetzung, indem die benötigten Ressourcen identifiziert und beschafft werden. Dazu gehören neben technologischen Lösungen auch Schulungen und Weiterbildungen für die Mitarbeiter, welche die Veränderung mittragen wollen.

Im Zuge der Umsetzungsplanung wird ein Plan erstellt, welcher die notwendigen Schritte für die Umsetzung beinhaltet sowie die Verantwortlichkeiten klar benennt. Egal ob das Projekt klassisch oder agil umgesetzt wird, es ist bei der Erarbeitung der digitalen Prozesslösung notwendig immer wieder die Ergebnisse zu testen. Nach Projektabschluss werden die Ergebnisse evaluiert und mit den zuvor festgelegten Zielen abgeglichen, wodurch weitere notwendige Anpassungen geplant werden können.

Insgesamt ist es bei der Prozessoptimierung wichtig, dass Unternehmen bei der Digitalisierung von Prozessen eine strukturierte Vorgehensweise wählen und die benötigten Ressourcen bereitstellen, um erfolgreich zu sein und das volle Potential zu entfalten..

4. Prozesse digitalisieren Beispiele

Die Praxisbeispiele für Digitalisierung von Prozessen nehmen durch neue Technologien, insbesondere künstliche Intelligenz und Cloud Computing, stetig zu. Ein Beispiel für Prozessdigitalisierung sind Chat-Bots, welche auf Internetseiten eingebaut sind. Dieses lernen mit jeder Nutzereingabe dazu und schaffen es dadurch eine Wissensdatenbank aufzubauen und einen Großteil der Nutzeranfragen zu kategorisieren und auf vorgefertigte Informationen mit passenden Antworten verlinken. Durch entsprechende Lernprozesse können weitere wichtige Themencluster identifiziert werden und dadurch der automatisierte Service immer weiter ausgebaut werden. Dadurch wird der Kundensupport deutlich entlastet und kann sich auf die schwierigeren Kundenanfragen fokussieren und diese mit Erfolg lösen.

In mittelständischen Unternehmen lassen sich aber auch einfachere Themen lösen, wie zum Beispiel die Terminfindung, indem beispielsweise für wichtige Austauschtermine der Teilnehmerkreis definiert und durch einen Automatismus der passende Terminvorschlag mit externen Teilnehmern ermittelt wird. Dies kann die Projektarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg deutlich vereinfachen.

5. Welche Prozesse digitalisieren?

Jetzt geht es darum Beispiele aus wichtigen Unternehmensbereichen aufzuführen, um deutlich zu machen, inwieweit die Prozessdigitalisierung das Unternehmen voranbringen kann.

5.1 Human Resource („HR“) Prozesse digitalisieren

Innerhalb der Personalabteilung (engl. Human Resource) können relevante Prozesse digitalisiert werden. Über entsprechende Workflows kann beispielsweise das Onboarding von neuen Mitarbeitern systematisiert werden.

Vorgelagerte Personalprozesse können digitalisiert werden, insbesondere die Mitarbeitergewinnung. Durch gezielte Werbemaßnahmen lassen sich Anfragen von verschiedenen Kanälen, insbesondere Stellenportalen und Social Media, generieren, welche durch automatisierte Prozesse zur richtigen Zeit den richten Mitarbeitern im Unternehmen zugeordnet werden. Dadurch können relevante Anfragen qualifiziert und idealerweise die nächsten Schritte für den Bewerber erfolgen.

Innerhalb der HR-Organisation können weitere Personalprozesse digitalisiert werden, wie zum Beispiel die Weiterentwicklung von Mitarbeitern. Durch Zeitpunkt- oder Karrierelevel-gesteuerte Automatisierungen können Weiterbildungsmaßnahmen oder Schulungen angeboten und durch den Mitarbeiter digital konsumiert werden. Auch kann die Qualität durch gezielte Abfragen direkt im Nachgang ausgewertet werden.

Durch diese Qualitätssicherungsmaßnahmen lässt sich der Erfolg einer vorhandenen HR-Strategie sinnvoll nachvollziehen und mit Zahlen aus der betrieblichen Praxis weiter optimieren. Dadurch wird die HR-Organisation vor allem in größeren Betrieben optimal unterstützt und kann sich auf die relevanten Themen, wie Mitarbeitergewinnung, Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterweiterentwicklung fokussieren.

5.2 Administrative Prozesse digitalisieren

Unter administrativen Prozessen werden alle Prozesse verstanden, die im Unternehmen dazu beitragen, die Verwaltung und Organisation zu unterstützen. Dazu gehören zum Beispiel die Bearbeitung von Anträgen, Erstellung von Statistiken und Berichten Abwicklungen von Zahlungen und Organisation von Terminen und Veranstaltungen. Administrative Prozesse umfassen alle anfallenden Aufgaben in einem Unternehmen, um die laufenden Geschäftsprozesse zu unterstützen und zu organisieren.

Die Automatisierung von administrativen Prozessen kann dazu beitragen, dass Unternehmen effektiver und effizienter arbeiten. Dabei ist meist das Ziel, die Arbeitszeit der Mitarbeiter mit wiederkehrenden administrativen Themen durch Prozessautomatisierungen zu reduzieren. Beispiele können im Bereich das Facility Management gefunden werden, indem Probleme oder Reparaturen über ein Ticket zentral angelegt und für den Melder transparent bearbeitet werden. Auch können durch kleine Automatisierungen (engl. „lean„) kleinere Bestellungen, beispielsweise Leuchtmittel, direkt eingesteuert werden. Auch die Inventarisierung kann durch technologische Lösungen, wie QR-Code Lesegeräte, dafür sorgen, dass der Lagerbestand schnell erfasst werden kann.

5.3 Digitalisierung Prozesse Buchhaltung

Im Bereich der Buchhaltung lassen sich viele Prozesse digitalisieren. Ein Großteil der Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden in digitaler Form versendet und durch entsprechende Systeme und Standardformate digital erfasst. Auch analoge Rechnungen werden durch Digitalisierung und die automatisierte Texterkennung schnell nutzbar und maschinenlesbar gemacht. Durch diese digitalen Lösungen werden mit Hilfe von Prozessautomation (engl. „Robotic Process Automation„, kurz „RPA) die Informationen und Dokumente in den relevanten Systemen hinterlegt und verknüpft. Dadurch werden Lieferantenrechnungen direkt den richtigen Mandanten zugeordnet.

5.4 Compliance Prozesse digitalisieren

Compliance-Prozesse dienen dazu, sicherzustellen, dass ein Unternehmen die geltenden Gesetze und Vorschriften verantwortungsvoll einhält. Die ISO37301 fasst Anforderungen an Compliance Management Systeme zusammen und legt deren Weiterentwicklung und Implementierung im Unternehmen fest. Durch solche Systeme lassen sich verschiedene Bereiche in der verantwortungsvollen Unternehmensführung prüfen, insbesondere:

• Kundenprüfung: Überprüfung von Neu- oder Bestandskunden auf Basis von geldwäscherechtlicher Anforderung (engl. „Know your customer„, kurz „KYC„).
• Produktprüfung: Einhaltung produktbezogener Vorschriften über die gesamte Produktlebensdauer (engl. „Product compliance„. 
• Steuerprüfung: Absicherung gesetzlicher Vorschriften und Pflichten und unternehmensinternen Richtlinien im Bereich Steuern (engl. „Tax compliance„).

5.5 Digitalisierung Prozesse Rechnungswesen

Im Bereich des Rechnungswesens lassen sich bestimmt Buchführungsprozesse digitalisieren. Während früher Wirtschaftsprüfer Kistenweise Ordner aus Unternehmen mitgenommen haben, ist es jetzt so, dass über standardisierte Schnittstellen digital Zugriff vergeben wird. Auch der Austausch mit Steuerberatern funktioniert über den Branchenstandard DATEV.

Die Buchführung wird durch selbst lernende automatisierte Buchungsvorschläge unterstützt, wodurch Mitarbeiter im Rechnungswesen viel Zeit bei der Verbuchung von Geschäftsvorfällen sparen und sich auf andere Themen fokussieren können.

6 Prozesse digitalisieren Software

Je nach Anwendungsgebiet existieren Spezialwerkzeuge, welche die Arbeit in dem Bereich optimal unterstützen. Auch lassen sich verschiedene Werkzeuge durch Automatisierungslösungen, wie Microsoft Flow, Zapier oder Microsoft Power Automate verbinden. Durch ein einheitliches Workflow Management findet ein zielgerichteter Datenaustausch statt.

6.1 Customer Relationship Management-Systeme (engl. „CRM“)

Im Bereich des Kundenbeziehungsmanagement lassen sich durch zunehmend digitale Kontaktpunkte von Interessenten und Kunden schnell Profile generieren. Ziel dabei ist es ein Bild des Kunden im Unternehmen zu generieren (engl. „one face of the customer“) und bei Anfragen mit diesem Gesamtbild im Hintergrund mit dem Kunden zu kommunizieren (engl. „one face to the customer„).

Auf diesem Marktbereich haben sich in letzter Zeit neue Marktteilnehmer etabliert, welche auch für kleine und mittlere Unternehmen attraktive Lösungen anbieten, zum Beispiel HubSpot oder Close.com.

Mit diesen lassen sich Automatisierungen erstellen und über kundenorientierte Workflows mit den Nutzern automatisch kommunizieren.

6.2 Aufgabenmanagement

Innerhalb von Unternehmen ist es wichtig, dass relevante Aufgaben erledigt werden. Durch zunehmend interdisziplinäre und Standort-übergreifende Teams muss ein Austausch wichtiger Themen erfolgen. Ziel ist es dabei immer, dass die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt die relevanten Informationen vorliegen hat, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen.

Werkzeuge im Bereich des Aufgabenmanagement (engl. „task management„) sind Atlassian Jira, Trello oder Microsoft Planner. Bei wiederkehrenden Aufgaben lassen sich zielgerichtete Routinen erstellen, welche in Checklistenform abprüfen, ob alle relevanten Unteraufgaben erfüllt wurden. Dadurch kann die Qualität der Arbeitserzeugnisse hoch gehalten werden.

7. Digitale Unternehmensberatung für Digitalisierung von Prozessen

Für Unternehmen existieren neben Standardlösungen für einzelne Bereiche auch komplette Frameworks für die Digitalisierung. Bekannt ist hierbei vor allem der Softwarehersteller SAP. Diese Lösungen sind meist mit weitgreifenden organisatorischen Änderungen betroffen.

Weiter existieren digitale Unternehmensberatungen für die Digitalisierung von Prozessen. Ziel dieser Agenturen ist es dabei, schnell nachhaltige Resultate zu schaffen und durch praktisches Spezialwissen einen Weg für bestimmte Teilbereiche für die Digitalisierung in Unternehmen zu finden und zeitnah umzusetzen.

Diese Beratungen verfolgen einen holistischen Lösungsansatz, indem die aktuellen Prozesse, zum Beispiel die Kundengewinnung oder Mitarbeitergewinnung, analysiert und meist in Workshops oder in virtuellem Austausch Optimierungen erarbeitet werden. Neben einer Expertenberatung werden die einzelnen Prozessschritte immer weiter digitalisiert und perfektioniert. Dadurch lernt das Unternehmen durch Expertenberatung zunehmend den Bereich Digitalisierung kennen.